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Aumente a eficiência de suas reuniões!

Uma reunião presencial é extremamente importante, o problema é que muitas vezes elas são enroladas. Para acabar com esse matador de tempo veja algumas dicas que poderão ajudar:

• Tenha em mente qual o objetivo da reunião
Se você pretende fechar algum negócio, tomar alguma decisão estratégica, colher ideias da equipe ou informar o status de algum projeto, a reunião é válida. Caso contrário, não perca o tempo.

• Comece na hora marcada
Se alguém estiver atrasado, comece sem essa pessoa. Na próxima vez ela não se atrasará. Não perca o tempo de quem chegou a tempo.

• Termine na hora marcada
Ter um horário para terminar a reunião te força a ter foco nos objetivos. Deixar a reunião rolar indefinidamente não aumentará a criatividade da equipe, apenas deixará todos cansados e com o pé atrás antes de marcarem outra reunião com você.

• Alcance os objetivos previstos
Por mais óbvio que possa parecer, poucas pessoas tem um controle rígido sobre todos os pontos terem sido alcançados. Não perca o tempo das pessoas forçando-as a ter outra reunião para decidir o que já era pra ter sido decidido.

• Estabeleça responsáveis e prazos
Não definir um responsável e um prazo para uma atividade é uma ótima forma de garantir que ela será esquecida. Por mais que exista uma tarefa para mais de uma pessoa, é preciso que exista apenas um responsável, ele que será cobrado para que a tarefa seja entregue no prazo estabelecido.

• Tenha por escritos as decisões tomadas
Não confie na sua memória, tenha alguém anotando as decisões, responsáveis e prazos. Depois da reunião mande essa ata para todos os presentes ou pessoas relacionadas às decisões da reunião.